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电子文件的特点及管理/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-05-13 15:22:30  浏览:9872   来源:法律资料网
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电子文件的特点及管理

于泽昕


  随着我国信息技术的迅猛发展,计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面,产生的电子文件也越来越多。电子文件是指能被计算机系统识别处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传输数字代码序列。由于电子文件的传输快捷性、可复制性等优点,使得无纸化办公成为现实,这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐,做到与时俱进不断创新发展,已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。

一、电子文件的特点

  1、操作方便,简单易行,自动分类组合,便于管理。传统的档案管理模式是,档案由文书处理部门立卷,档案业务部门接收,文件一年一归档。传统的档案管理十分注重档案的整理分类。因为是手工检索,需要整理清楚,分类精细,将每份文件归人相应的类别和合适的案卷,便于日后检索。分类和组卷花费了档案人员大量的时间和精力。在计算机管理信息系统中,文件与档案的界限已不复存在。文书处理人员、业务人员和档案管理人员共享一个办公信息管理系统,电子文件一旦形成,可以马上储存,随时归档。有关部门既可以将应归档的电子文件的最终版本经过整理,按档案部门归档,也可将在日常工作中形成的各种文件材料直接通过计算机网络系统随时传输到档案部门,档案部门再根据归档的要求,及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来,转化为电子档案。

  2、容量大,何种小,节省库房存储空间。传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管,而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上,它可以大大节省档案装具和库房空间,降低保管成本。

  3、检索快捷,提高档案利用率。利用者要借阅纸质档案,必须到档案室或档案馆办理借阅手续,借阅后如需复制档案,还需办理审批手续。在办公造化系统中,储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的,用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息,并可方便地复制存储方便快捷。

二、电子文件对档案管理的影响

  电子文件能在通信网络上迅速地进行传递;它的利用不受时间和距离的影响,可共享,但它不再具有纸质文件的直观性,需要借助计算机等数字设备才能阅读、处理,并且它的保管上对环境的温湿度、防磁性等要求也很高,使其在诸多方面对档案管理产生了影响。

  1、改变了原有的管理对象、流程和方法。电子文件材料由拟稿者直接输入磁盘,并可在磁盘上进行修改加工,一旦贮入办公信息数据之中,即由档案、技术人员所共享,这就使文件材料与档案之间不再有明显的界限。可随时产生,随时更改,归档时,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2、改变了分类方式。鉴于电子文件信息与载体的可分离性,档案的实体分类整理将被概念分类整理所取代。这是因为实体分类的结果仅能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在电子文件的环境中,文件的形式循征和内容循征都已经发生了变化,电子文件材料可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整合,不再需要像纸质文件那样进行繁重的实体分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公造化系统对电子文件进行自由组合分类整理。

  3、改变了鉴定的内容、标准和方法。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值的可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将随之扩大,电子文件的读取软件甚至操作系统均被列入分析范围。传统的档案价值鉴定要求根据文件的凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和将会不断地修改和补充,故而很难对其划定固定的保管期限。再加上目前电子文件的凭证价值尚无法律保证,其鉴定、管理方法亦无定论。

三、加强电子文件管理的主要措施

  1、解决好电子文件的保存问题。电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁,光盘是利用激光进行信息存取的,它由盘基、记录介质和保护层等部分组成,而目前光盘常用的记录介质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。所以要长久保存电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  2、建立电子档案。目前,正处于纸质文件和电子文件并存的过渡期,认真做好归档的电子文件的技术处理工作显得尤为重要。新型电子文件材料的归档势在必行,要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,从保护电子文件的原始信息入手,通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。

  3、提高电子文件管理人才的业务素质。面对调整发展的信息时代,档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等,努力尤为适合信息时代发展的复合型人才。

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市人民政府办公室转发市国土资源局关于贯彻落实《地质灾害防治条例》实施意见的通知

湖北省襄樊市人民政府办公室


襄樊政办发〔2004〕26号

市人民政府办公室转发市国土资源局关于贯彻落实《地质灾害防治条例》实施意见的通知

各县(市)、区人民政府,各开发区管委会,市政府有关部门:

市国土资源局《关于贯彻落实〈地质灾害防治条例〉的实施意见》已经市人民政府同意,现转发给你们,请结合实际认真贯彻落实。


二00四年四月一日



关于贯彻落实《地质灾害防治条例》的实施意见


(市国土资源局2004年3月31日)



为认真贯彻落实《地质灾害防治条例》(国务院令第394号,以下简称《条例》),做到有计划、有准备地防御地质灾害,最大限度地避免和减少地质灾害造成的损失,维护人民生命和财产安全,根据省人民政府《关于贯彻落实<地质灾害防治条例>的通知》精神,提出以下实施意见。


一、提高认识,增强做好地质灾害防治工作的紧迫感


地质灾害防治是关系人民群众生命和财产安全的大事。我市属地质灾害Ⅲ级极易发区,地质灾害点多面广。现已查出地质灾害点和地质灾害隐患点269处,其中特大级地质灾害点4个,重大级8个,较大级86个,一般级171个,受威胁人数16711人,已造成直接经济损失1289.932万元。而且,每年都有新的地质灾害发生,并呈明显增加之势,对人民生命和财产安全构成了严重威胁,直接影响到我市经济和社会的发展。近几年来,各级政府和有关部门在防治地质灾害方面虽然做了大量工作,但仍存在一些亟待解决的问题。一是地质灾害防治基础工作薄弱,监测网络不尽完善,防治规划和年度防治方案编制不规范;二是在经济建设活动中,一些单位忽视地质灾害预防工作,导致工程建设等人为活动引发的地质灾害经常发生;三是突发性地质灾害应急机制尚未建立,地质灾害险情和灾情报告渠道不畅、应急反应不快、应急准备不足;四是有关部门的责任和有关单位的权利与义务不够明确;五是地质灾害防治投入机制尚不完善,防治资金不足等。因此,地质灾害防治工作任重而道远,依法治理地质灾害势在必行。


各级政府和有关部门要充分认识地质灾害防治工作的复杂性、长期性和艰巨性,按照《条例》的规定采取切实有效措施,把地质灾害防治工作抓紧抓好。要加大对《条例》的宣传力度,利用广播、电视台、报纸等新闻媒体,结合“4.22世界地球日”等活动,采取多种形式,对广大人民群众广泛进行宣传教育。同时,要加强对地质灾害区域内人民群众的培训工作,普及地质灾害防治基本知识,使地质灾害防治知识家喻户晓,人人皆知,不断增强广大群众的防灾意识和自救互救能力。


二、加强领导,保证地质灾害防治工作顺利开展


做好地质灾害防治工作,是各级政府和有关部门的重要职责。各地、各有关部门要把地质灾害防治工作纳入重要议事日程,实行主要领导负总责的“横到边,纵到底”的责任制度,一级抓一级,层层抓落实。要建立健全应急救援机制,以应对突发地质灾害的危害。建立以政府分管领导为指挥长、有关部门负责人为成员的地质灾害应急指挥系统和抢险救灾指挥机构,统一指挥和组织突发地质灾害的应急调查和抢险救灾工作。要进一步完善投入机制,加大对地质灾害点监测、新发地质灾害应急调查处置和自然因素造成的地质灾害治理所需经费的投入力。


江西省农民负担监督管理条例

江西省人大常委会


江西省农民负担监督管理条例


(2008年9月27日江西省第十一届人民代表大会常务委员会第五次会议通过)

  第一条为了加强对农民负担的监督管理,维护农民的合法权益,促进社会主义新农村建设和农村社会和谐稳定,根据《中华人民共和国农业法》、《中华人民共和国村民委员会组织法》和其他有关法律、行政法规的规定,结合本省实际,制定本条例。

  第二条本条例对下列涉及农民负担的事项实施监督管理:

  (一)村集体公益事业建设筹资筹劳;

  (二)涉农行政事业性收费、经营服务性收费;

  (三)对农民、农民专业合作社、村级集体经济组织的各种集资;

  (四)农民承担的其他费用和劳务。

  对农民、村级集体经济组织的补贴补偿和对村级财政性补助资金的发放、使用,纳入本条例的监督管理范围。

  第三条各级人民政府应当加强对本行政区域内农民负担监督管理工作的领导,建立健全分工协作、齐抓共管的工作机制,落实谁主管、谁负责的部门责任制。

  第四条县级以上人民政府农业行政主管部门负责本行政区域内的农民负担监督管理工作,其工作经费列入本级人民政府财政预算。

  县级以上人民政府农业行政主管部门在农民负担监督管理工作中履行下列职责:

  (一)宣传贯彻有关农民负担监督管理的法律、法规、规章和政策,组织实施本条例;

  (二)对本级人民政府有关部门、单位制定的涉及农民负担的规范性文件进行审核;

  (三)建立和完善农民负担监测网点,组织开展农民负担监测;

  (四)负责组织开展对村级财务、公益性排涝费、征地补偿费用、一事一议筹资筹劳事项所筹资金使用情况的专项审计;

  (五)受理有关农民负担问题的举报和投诉,负责或者会同有关部门调查处理违反本条例的行为;

  (六)依法应当履行的监督管理的其他职责。

  第五条县级以上人民政府财政、价格、监察、交通、国土资源、教育、审计、信访等其他行政主管部门应当按照各自的职责,依法做好相关的农民负担监督管理工作。

  第六条为兴办村民直接受益的村内小型农田水利基本建设、道路修建、公益性植树造林、农业综合开发有关的土地治理等集体生产生活公益事业项目,需要向村民筹资筹劳的,应当遵循村民自愿、直接受益、量力而行、民主决策、合理限额的原则,由村民委员会实行一事一议。

  向村民筹资筹劳的数额不得超过省人民政府规定的上限控制标准。出资或者出劳由农民自主决定,禁止强行以资代劳,禁止将筹资筹劳变成固定性收费项目。

  根据受益主体和筹资筹劳主体相对应的原则,村民小组或者自然村需要通过一事一议筹资筹劳的,参照本条例的有关规定执行。

  第七条筹资的对象为本村户籍在册人口或者所议事项受益人口,筹劳的对象为符合筹资对象条件的男性18周岁至60周岁、女性18周岁至55周岁的劳动力。

  农村五保供养对象和现役军人不承担筹资筹劳任务。退出现役的残疾军人、在校学生、孕妇和分娩未满一年的妇女以及完全丧失劳动能力的村民不承担筹劳任务。

  因家庭经济困难不能承担或者不能完全承担筹资任务的农户,以及因病、伤残或者其他原因不能承担或者不能完全承担筹劳任务的村民可以提出申请,经村民会议或者村民代表会议讨论通过后,给予减免。

  前款规定的筹资筹劳对象、不承担筹资筹劳任务的对象以及给予减免的对象,由村民委员会张榜公示。

  第八条筹资筹劳事项可以由村民委员会提出,也可以由十分之一以上的村民联名或者五分之一以上的村民代表联名提出。

  村民委员会组织编制筹资筹劳方案,张榜公示,征求村民意见,并根据村民意见对筹资筹劳方案进行修改,再提交村民会议或者村民代表会议依照法定程序审议和表决。表决通过的筹资筹劳方案,由参加会议的村民或者村民代表签字。

  第九条表决通过的筹资筹劳方案由村民委员会报乡镇人民政府审核同意后,由乡镇人民政府报县级人民政府农业行政主管部门备案;对不符合本条例规定的,应当及时提出纠正意见。

  符合本条例规定的筹资筹劳事项、标准、数额,由乡镇人民政府在省人民政府农业行政主管部门统一印制或者监制的农民负担监督卡上登记。

  村民委员会应当将农民负担监督卡分发到农户,并张榜公布筹资筹劳的事项、标准和数额。

  第十条相邻村村民共同直接受益的筹资筹劳项目,应当由受益村协商、乡镇人民政府协调,按照分村议事、联合申报、分村管理资金和劳务的办法实施。

  第十一条村民委员会应当按照农民负担监督卡登记的内容收取资金或者安排出劳,并向出资人或者出劳人开具由省人民政府农业行政主管部门和财政部门统一监制的筹资筹劳专用凭据。村民应当自觉按照农民负担监督卡登记的筹资筹劳数额出资出劳。

  第十二条县级以上人民政府对筹资筹劳项目可以采取项目补助、以奖代补等办法给予支持,实行筹补结合。奖励和补助的范围、申请程序,按照国家有关规定执行。

  第十三条筹资筹劳事项筹集的资金以及政府的奖励和补助资金,应当单独设立账户、单独核算、专款专用。资金管理使用情况经村民民主理财小组审核后,定期张榜公布,接受村民监督。

  第十四条涉农行政事业性收费项目,必须以法律、法规、国务院和省人民政府及其财政、价格主管部门的规定为依据;无依据的,不得向农民收取。

  涉农行政事业性收费标准的调整,必须由收费标准的制定机关批准;法律、法规另有规定的,从其规定。

  第十五条与农业生产和农民生活关系密切的重要经营服务性收费项目,应当列入政府定价目录,实行政府定价或者政府指导价管理。

  禁止将涉农的政府公益性服务由无偿变为有偿;禁止强制农民接受有偿服务或者只收费不服务。

  第十六条实行涉农收费公示制度。涉农收费单位应当事先将各项涉农行政事业性收费、实行政府定价和政府指导价的经营服务性收费项目、依据、标准等进行公示,并接受群众监督。

  有条件的乡镇人民政府可以建立面向农民的固定服务场所,由涉农收费单位对涉农收费事项进行集中办理。

  第十七条农村中小学校必须严格执行国家和本省有关规定,不得向学生乱收费;不得向学生以推销或者变相推销商品、服务等方式谋取利益;不得强制学生接受各种经营性服务。

  第十八条农业灌溉水费、电费、排涝费等共同性生产费用,应当按照公示的收费标准和实际受益田亩面积向农民据实收取,不得平摊,不得擅自提高收费标准和加收其他费用。

  第十九条对农民依法建房申请办理土地使用权证、房屋所有权证等证件的,除按规定收取证件工本费外,不得收取其他行政事业性费用。不得在办理建房手续时,强制或者变相强制农民接受咨询、设计等有偿服务。

  第二十条农副产品收购必须严格执行国家收购政策的有关规定,不得压级压价。

  化肥、农药、种子、农膜等农业生产资料的价格列入政府定价或者政府指导价目录的,必须严格按照规定执行;实行市场调节价的,不得有不正当价格行为。

  政府公益性服务机构推介农业生产资料时,不得从中牟利。

  第二十一条禁止村民委员会擅自设立项目向村民收费或者采用押金、违约金、罚款等方式管理村务。

  对村民以家庭承包方式取得的承包土地的,禁止收取任何形式的土地承包费。

  第二十二条任何单位不得以检查、评比、考核等形式,要求村民出资出劳或者要求村民委员会组织筹资筹劳,开展达标升级活动。

  任何单位不得向农民和村民委员会、农民专业合作社或者村级集体经济组织强行摊派发行报刊、书籍和音像制品等出版物,或者以赞助、捐赠为名进行集资、摊派。

  第二十三条县级以上人民政府下拨给村民委员会的村级财政性补助资金,应当及时足额拨付到位,任何单位和个人不得截留、挪用或者用于抵扣各种款项。

  发放给农民的各种财政性补贴资金,由财政部门通过金融机构直接支付,并予以公示;任何单位和个人不得截留、挪用或者用于抵扣各种款项。

  第二十四条依法发放给农民和村级集体经济组织的征地补偿费用,有关单位应当及时足额支付,并予以公示;任何单位和个人不得截留、挪用、拖欠或者用于抵扣各种款项。

  第二十五条各级人民政府应当有计划、有重点地组织开展农民负担综合检查和专项检查,将检查情况及时通报,并向上一级人民政府报告。

  第二十六条县级以上人民政府农业、财政、价格、监察、交通、国土资源、教育、审计、信访等行政主管部门应当建立健全农民负担举报、投诉制度,公布举报电话、信箱或者电子邮件地址,并加强相互之间的协调、配合。

  对违反本条例规定的行为,任何单位或者个人有权向前款规定的部门举报、投诉。收到举报、投诉的部门应当依法及时处理,并将处理情况告知本级农业行政主管部门。

  有关单位或者个人对违反本条例的具体行政行为不服的,可以申请行政复议,有关行政复议机关应当依法处理。

  第二十七条违反本条例规定,对因增加农民负担而引发恶性案件、严重群体性事件或者造成重大影响的其他案(事)件的,由上级行政主管机关或者行政监察机关依法追究直接负责的主管人员和其他直接责任人员的责任。

  第二十八条违反本条例规定进行筹资筹劳的,由县级人民政府农业行政主管部门或者乡镇人民政府责令限期改正,已经筹集的资金,责令限期退还;已经安排村民出劳的,由用工单位按照当地工价标准折算支付劳务报酬。拒不改正的,由农业行政主管部门报请本级人民政府予以纠正。情节严重的,由上级行政主管机关或者行政监察机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  第二十九条违反本条例规定,有下列行为之一的,由农业行政主管部门会同有关部门责令限期改正,拒不改正的,由有关行政主管部门依法予以处罚,有违法所得的,予以追缴并退还给农民。情节严重的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

  (一)截留、挪用或者抵扣财政性补贴资金以及村级财政性补助资金的;

  (二)截留、挪用、拖欠或者抵扣征地补偿费用的;

  (三)将涉农的政府公益性服务由无偿变为有偿,强制农民接受有偿服务或者只收费不服务的;

  (四)涉农收费应当公示而未予公示的;

  (五)违反规定向学生收费或者强制学生接受各种经营性服务的;

  (六)在收取农业灌溉水费、电费、排涝费等共同性生产费用中,向农民乱收费的;

  (七)在农民办理建房手续时,强制或者变相强制农民接受咨询、设计等有偿服务的;

  (八)在农副产品收购中压级压价,或者在化肥、农药、种子、农膜等农业生产资料销售中有不正当价格行为的;

  (九)向农民和村民委员会、农民专业合作社或者村级集体经济组织强行摊派发行报刊、书籍和音像制品等出版物,或者以赞助、捐赠为名进行集资、摊派的;

  (十)其他加重农民负担的行为。

  第三十条村民委员会成员有违反本条例规定行为的,由农业行政主管部门或者乡镇人民政府责令限期改正。情节严重的,由村民会议依法罢免;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  第三十一条农业行政主管部门对违反本条例规定的有关部门、单位或者个人,有权向上级主管机关或者行政监察机关提出处理建议。

  第三十二条农业行政主管部门和政府其他有关部门以及乡镇人民政府的工作人员在农民负担监督管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的,由任免机关或者行政监察机关依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  第三十三条本条例自2008年11月1日起施行。